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膨大な量のデータの入力、管理、呼び出し、計算、資料作成…企業では多様な業務をスピーディにこなすことが求められる現代。

それにあたり、もはや欠かせない存在となったExcel。

今年入社予定の方もExcelのスキル習得を求められているのでは?

ということで、今回は企業で役に立つExcelの機能についてまとめてみました!

 

これだけは覚えておきたいExcel関数

Excelは関数という公式のようなものがあり、それを入力すると導き出したい値を算出してくれるんです!!

まさにExcelの醍醐味です。この関数を使いこなせると、あらゆるデータを簡単に処理できます。それではいくつかご紹介しましょう。

 

SUM関数

SUMとは和約すると、「合計する。」

つまり、対象のデータの合計が欲しいときに使う関数なんですね。

小さなデータ同士なら暗算や電卓でできても、企業の売上のように万単位の計算となるとかなり厳しいです…

そんなとき、このSUM関数を使えばどんなに大きい数値でも一発で値を出すことができます。

 

IF関数

IFは「もしも」という「意味ですよね。

つまり、「もし特定の条件に当てはまるならこの値を、あてはまらなければこの値を出したい。」という時に便利です。

…と言われても…ん?て感じですよね(笑)

とあるケースに当てはめてみましょう。例えば、テストの合否を表にしたい場合。

合格点が80点としましょうか。そうすると、特定の条件とは「80点以上」これに当てはまれば合格、そうでなければ不合格といった値を入れられるんです!

業務に当てはめるならば、ダブルチェックが終わっているかを表にしたい時など、便利ですね。一目でダブルチェックが終わったものか、そうでないものかの判別ができます。

 

AVERAGE関数

アベレージとは平均。つまり特定の範囲の値の平均を出してくれる関数です。

売上平均を出したい時などに便利です。

 

ROUND関数

これは四捨五入できる関数です。

データを処理していくと端数がどんどん出てきます。



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こういった場合に、小数点第二位など表示する桁数を指定のうえ、四捨五入できます。

これにより、データを見やすくすることができますね。

 

VLOOKUP関数

これは指定された範囲内から、条件に合致したデータを検索して導き出してくれる関数です。

企業のデータは膨大なもの。その中から特定のデータをワンプッシュで抽出できるという、大変な優れものです。

今最も使われていると言っても過言ではありません。

 

表、グラフの作成

関数も醍醐味と言いましたが、表・グラフの作成もまたExcelの醍醐味です。

売上管理表やシフト表はこのExcelを利用して作られています。また、会議や営業の資料によく使われる棒や円のグラフ付きの資料もまた、Excelによって作られています。

表に先ほどの関数を挿入することで、表の中でも必要な部分だけを抽出したり、必要な値を導き出せたりします。

グラフでは、表で見にくかったデータを見やすくすることができます。さらに色使いやデータの配置など、ちょっとした工夫でさらに見やすくすることができます。

工夫を凝らし、資料作りで周囲に差をつけましょう♪

 

データベース

企業にはとにかく膨大な情報が集まります。

社内だけでなく、顧客の個人情報(名前、電話番号、住所など)や取引先の情報など。

Excelのデータベースを使えば、こういった蓄積していく情報を整理して保管できるんです。

そしてその情報を指定のカテゴリに応じて取り出すことができます。

保管しつつ、すぐに参照できる。そんな優れた機能をもこのExcelは持っているんです。

 

まとめ

このように、Excelはあらゆる機能をワンストップで使えてしまう、とんでもなく便利なソフトです!!

そして、それを使いこなせるようになるためにはやはり経験を積むしかありません。

経験を積むと、「これはあの機能を使えばすぐにできる」と即座に判断ができるようになっていきますし、表・グラフもどんどん見やすく、また、見栄えの良いものとなっていきます。

積極的にExcelに触れて場数を積み、資料の見栄えや作成、業務のスピードを上げて周囲と差をつけちゃいましょう!!

 

〈関連リンク〉

Microsoft Excel→https://products.office.com/ja-jp/excel

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